Como melhorar sua produtividade

Ser mais produtivo a cada dia não significa trabalhar mais ou com mais esforço, mas sim trabalhar de forma mais organizada!

Quando somos produtivos nos sentimos menos estressados e com uma sensação boa de “dever cumprido”

1. Prepare-se na noite anterior

Tudo que puder ser preparado na noite anterior vai ajudar você a conseguir fazer mais coisas no dia seguinte.

2. Tenha uma lista de tarefas

Não comece seu dia sem saber exatamente o que tem para fazer. Tenha uma lista de tarefas organizadas e procure executar uma de cada vez.

3. Utilize “timers” ou avisos

Se você tem a tendência de iniciar um trabalho ou projeto e logo perder a concentração, definir alguns “timers” pode ajudar bastante. Utilize sua agenda eletrônica, seu computador ou mesmo seu celular.

4. Pare de querer ser um super-herói

Se puder delegar algumas tarefas para seu parceiro, filhos, colega de trabalho, ou mesmo utilizar serviços de terceiros, faça isso. Desta forma você conseguirá ter mais coisas feitas ao final do dia e se sentirá menos cansado e estressado.

5. Acabe com a bagunça

A desorganização em seu ambiente de trabalho (sua mesa, seu computador, sua sala, etc.) pode ser um dos maiores inimigos de uma melhor produtividade. Quando sabemos onde guardar as coisas e depois onde encontrá-las, tudo fica mais fácil e rápido.

6. Use o computador a seu favor

Organize suas pastas de trabalho e suas pastas de e-mail (isso vai ajudar a encontrar arquivos e documentos). Faça uma limpeza em seu HD. Veja se não precisa de mais memória ou um mouse e teclados novos. Pequenos detalhes podem roubar muito tempo do seu dia e prejudicar sua produtividade.

7. Tenha um sistema de arquivos funcional

Algumas pessoas perdem um tempo precioso pricurando documentos e informações perdidas. Invista um tempo na organização ou na criação de um sistema de arquivos eficiente.

8. Leve a sua agenda sempre com você

Se não carregar sua agenda com você, provavelmente irá gastar muito da sua energia mental tentando lembrar das coisas que tem que fazer. Poder anotar e recuperar informações na hora em que precisar delas, deixará sua mente livre para se concentrar em outras tarefas ou atividades importantes.

9. Peça ajuda para se organizar

Acha que não tem tempo para isso? Aí pode estar um grande engano. Investir um tempo na sua organização vai ajudar você a ser muito mais produtivo no seu dia a dia.

Nesta semana fechamos mais uma turma de treinamento em atendimento ao público para a empresa West Vídeo. O treinamento foi ministrado em seu escritório com um excelente aproveitamento e totalmente adaptado às suas necessidades profissionais.

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amnvianna@gmail.com

Conteúdo programático:(exemplo)

Moldamos nosso treinamento às necessidades de sua empresa.

Português:

• Linguagem formal, Linguagem coloquial e seus usos adequados;
• Erros de linguagem e expressões;
• Técnicas para bem redigir;
• Como colocar as idéias no papel;
• Os 3 pilares de um bom texto: coesão, clareza e concisão;
• Tipos e modelos de correspondências (Cartas Comerciais, Ofícios, memorandos, relatórios, contratos, etc);

(...)

Organização de Empresas:

• Requisitos Profissionais;
• Atribuições e responsabilidades;
• Características pessoais de um bom profissional;
• Recomendações para um bom profissional;
• O que é uma empresa?;
• Elementos de uma empresa;
• Categorias de empresas;
• O que é pessoa física e pessoa jurídica?;
• Classificação das empresas;
• Relações humanas na empresa;

(...)

Técnicas Administrativas:

Processos Administrativos:

· Planejamento: compromissos futuros x compromissos de hoje;

· Como planejar melhor seu dia de trabalho;

· Organização de agendas;

· Administração do tempo;

· Qualidade Total;

· Apoio logístico aos demais setores da empresa

(...)

Técnicas de Organização do arquivo:

· Comunicação visual do arquivo;

· Aspectos físicos para organização do arquivo;

· Uso da ferramenta 5S e Qualidade

(...)

Gestão do atendimento a clientes internos e externos:

· Atendimento pessoal e telefônico;

· Recepção e atendimento;

· Sondagem e identificação de necessidades de clientes;

· Como identificar empecilhos e solucionar problemas;

(...)

Administração de Materiais:

· Controle de compras e estoques.

Recursos Humanos:

· Técnicas de Gestão de Pessoas;

· Recrutamento e Seleção;

· Treinamento e Desenvolvimento;

(...)

Ética e Organização de Eventos:

Ética:

· Conceitos e responsabilidades;

· Conduta ética na empresa e fora dela;

(...)

Tipos e classificação de eventos:

· Característica de cada tipo de evento;

· Objetivos da realização de um evento;

(...)

Etiqueta nos Negócios:

· Definição de etiqueta e convívio social;

· Regras básicas de comportamento em eventos;

· Trajes

(...)

Moldamos nosso treinamento às necessidades de sua empresa.

Alguns detalhes merecem atenção especial:

• Estar sempre pronto e capacitado para enfrentar mudanças;

• Ter consciência da importância da atitude para a concretização de objetivos;

• Saber focar os problemas e controlar a preocupação e os sentimentos de frustração e angústia;

• Resiliência. Entender e acreditar na própria capacidade de realização e de superação de obstáculos;

• Manter-se motivado;

• Usar uma forma gentil e atenciosa de tratar as pessoas, de forma que ela trabalhe como seu diferencial;

• Seja absolutamente pontual;

• Preocupe-se com a objetividade e a honestidade para que você não seja traído com detalhes de menor importância;

• Observe com cuidado a roupa que vai usar, adequando-a cuidadosamente à situação e ambiente;

• Preocupe-se com o seu linguajar, seu gestual e com o tom da sua voz. Evite gírias ou expressões chulas, controle suas mãos e braços, fale baixo e devagar;

• Controle suas emoções, mas não as anulem, elas são muito importantes para mostrar o seu envolvimento ou comprometimento com o tema que está sendo tratado;

• Cuidado com o uso do celular;

• Não fale demais nem de menos.

Fonte:Jornal Carreira & Sucesso - 406ª Edição

Postura e Comportamento

Seu profissional está atento a isto?

A imagem transmitida pelo profissional faz muita diferença. É por isso mesmo que ficar de olho nas atitudes e na maneira como se porta no ambiente de trabalho pode render pontos positivos. Para saber o que "pega mal" no trabalho, conversamos com o coach Silvio Celestino, que enumerou os 10 principais erros comportamentais e de postura cometidos por profissionais nas empresas.

1- Não saber dominar as emoções: Um profissional que não sabe receber uma crítica, um feedback e se frustra com muita frequência, demonstra-se imaturo e, portanto, incapaz de assumir grandes responsabilidades, inclusive um cargo de liderança. Se alguém deseja subir na carreira, deve saber dominar suas emoções e lidar com as dos demais.

2- Falar mal da empresa, de chefes ou colegas no ambiente de trabalho / redes sociais: O profissional vende a todo instante a sua credibilidade perante a empresa e o mercado de trabalho. Ninguém deseja ter em seu quadro de funcionários alguém que denigre a imagem da própria empresa direta ou indiretamente (comentando e fazendo fofocas de outras pessoas).

3- Não cumprir prazos das tarefas: O que se espera de um bom profissional é que ele tenha conhecimento suficiente para saber quanto tempo uma tarefa de sua responsabilidade demora para ser realizada apropriadamente. Quando o profissional atrasa, compromete sua credibilidade.

4- Chegar atrasado em reuniões e eventos: Cumprir horários estabelecidos para uma reunião ou evento é o mínimo que se espera de um profissional sério. Mesmo que seus líderes cultivem o mau exemplo de chegar tarde em reuniões, não faça o mesmo. Seja pontual.

5- Ter uma imagem que destoa da cultura da empresa: A imagem de um profissional deve transmitir credibilidade de acordo com a cultura da empresa. Não apareça de piercing ou deixe sua nova tatuagem à mostra se você trabalha em uma organização muito tradicional. Terno e gravata também não são indicados para trabalhar em uma empresa que vende produtos para a prática de esportes radicais. Pense!

6- Escrever errado em documentos da empresa, especialmente os que são dirigidos a clientes (e-mails, por exemplo): Já vi um gerente ser demitido porque escreveu "voceiz" em um e-mail ao consumidor. Muita atenção, o que é aceitável no SMS é inapropriado para o contato com o mercado e pode gerar má interpretação, confusão e transmitir uma imagem desleixada do profissional e, consequentemente, da empresa.

7- Ser um mau ouvinte: Quando um cliente interno ou externo ao departamento se dirige ao profissional e este parece estar mais interessado em outras coisas, como seu celular, ou simplesmente não parece estar interessado na conversa, gera a impressão de imaturidade e desrespeito.

8- Tratar com descuido as ferramentas e materiais sob sua responsabilidade: Danificar computadores, mobília ou outras estruturas da empresa por descuido demonstra que o profissional não entende que a empresa possui um custo esperado para suas operações e que aumentá-lo diminui o resultado.

9- Desrespeitar a cultura da empresa: Cada organização possui uma cultura, expressa objetivamente em suas normas, mas também indiretamente no comportamento de seus funcionários, em especial seus líderes. O profissional deve ter adaptabilidade ao ambiente antes de querer mudar algo. Chegar na organização e já questionar sua forma de ser é ruim para a sua imagem.

10- Não demonstrar interesse em progredir: As organizações têm como um de seus propósitos o crescimento contínuo. Um indivíduo que está satisfeito com o cargo que ocupa e não faz nada para aprimorar-se, adquirir novos conhecimentos e competências, fica em desacordo com este propósito, o que não é bom para sua imagem.

Muitas dessas atitudes passam completamente despercebidas no dia a dia. A correria e a falta de atenção fazem com que profissionais sejam avaliados negativamente -- o que, em muitos casos, só gera problemas depois de algum tempo repetindo os mesmos erros.

Por isso, esteja sempre atento às suas ações, não deixe que as funções e a sobrecarga façam de você um profissional relapso, desatencioso com suas responsabilidades e atitudes no ambiente corporativo.

(Fonte: Viviane Macedo - Em São Paulo)

Profissional Responsável:

Alexandre Magno de Nazareth Vianna

Técnico em Secretariado

Gestão Tecnológica - com Ênfase Empresarial

SINSERJ

SRTE 10849/RJ

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Arquivologia

UFF - Universidade Federal Fluminense

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Contato:

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